Was ist Datenklassifizierung?
Datenklassifizierung beantwortet die Frage, die vor jeder Werkzeugfrage steht: Wie empfindlich ist das, was ich hier gleich einfüge. Für ein kleines Team reichen drei Stufen. Offen ist alles, was ohnehin veröffentlicht ist oder werden soll. Intern ist alles, was das Haus nicht verlassen soll, aber keine Personen betrifft. Vertraulich ist alles mit Personenbezug oder mit fremder Vertraulichkeit, also Kundendaten, Bewerbungen, Verträge, Gesundheitsdaten.
Der Nutzen entsteht erst durch die Kopplung an Werkzeuge. Eine Stufe ohne zugeordnete Werkzeugliste ist Papier. Die Zuordnung lautet konkret: Für die vertrauliche Stufe kommt nur infrage, wofür ein Auftragsverarbeitungsvertrag existiert, und das ist nie ein privates Konto in einem Gratis-Tarif. Artikel 28 Absatz 3 der Datenschutz-Grundverordnung verlangt für die Verarbeitung im Auftrag einen Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung sowie die Art der Daten festlegt. Die Grenze zwischen erlaubt und nicht erlaubt verläuft damit nicht zwischen Anbietern, sondern zwischen Tarifen.
Zwei Fehler machen die Klassifizierung wertlos. Der erste sind zu viele Stufen: Ab der fünften Kategorie ordnet niemand mehr zu, sondern rät. Der zweite ist das fehlende Datum. Anbieter ändern ihre Voreinstellungen, Modelle wechseln, Unterauftragnehmer kommen hinzu. Eine Zuordnungstabelle ohne Prüfdatum und ohne verantwortliche Person beschreibt nach einem Quartal einen Zustand, den es nicht mehr gibt.
Warum ist Datenklassifizierung wichtig?
Nach dem Berliner Betriebspanel 2025, vorgestellt im Juli 2026, haben nur 26 Prozent der Betriebe, die KI einsetzen, überhaupt einen Leitfaden, eine Handlungsanweisung oder eine Betriebsvereinbarung dazu. Ohne eine solche Zuordnung entscheidet jede Person im Moment der Eile selbst, was in ein fremdes System darf, und diese Entscheidung fällt regelmäßig zugunsten des schnelleren Werkzeugs.
Datenklassifizierung in der Praxis
- 01Blogentwurf, Stufe offen: Der Text soll ohnehin veröffentlicht werden, also darf er in jedes freigegebene Werkzeug, auch in ein schnelles ohne besonderen Vertrag.
- 02Preiskalkulation, Stufe intern: Kein Personenbezug, aber nichts für Fremde. Erlaubt sind nur Werkzeuge im Geschäftstarif des Unternehmens, keine privaten Konten.
- 03Bewerbungsunterlage, Stufe vertraulich: Personenbezogen und fremd. Erlaubt ist nur, was einen Auftragsverarbeitungsvertrag samt Liste der Unterauftragnehmer hat, und selbst dann bleibt die Frage, ob die Zusammenfassung den Aufwand wert ist.
