KI ist in den Betrieben angekommen, auch in den kleinen. Laut der Pressemitteilung von Statistik Austria vom 24. Juni 2026 setzen 30 Prozent der österreichischen Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI-Technologien ein. EU-weit sind es 20 Prozent, in Deutschland 26, in Dänemark 42. In Österreich waren es 2021 noch 9 Prozent, der Wert hat sich also in vier Jahren mehr als verdreifacht.
Was in denselben vier Jahren nicht mitgewachsen ist: die Antwort auf die Frage, wer im Team welches Werkzeug mit welchen Daten benutzen darf. Genau das ist KI-Governance. Der Begriff klingt nach Konzernabteilung und Lenkungsausschuss, meint für ein Team von fünf bis fünfzig Leuten aber etwas sehr Kleines: eine Zuordnung von Datenarten zu Werkzeugen zu Menschen. Diese Seite zeigt, was dazu belegt ist, was seit Februar 2025 tatsächlich Pflicht ist, was die Anbieter im Kleingedruckten wirklich mit deinen Eingaben machen, und wie die Zuordnung aussieht, ohne dass jemand ein zwanzigseitiges Dokument schreibt.
Warum wächst die Nutzung schneller als die Regel?
Der Arbeitsplatz-Trendreport 2026 von SPS und der WORKTECH Academy misst beide Kurven nebeneinander. Befragt wurden 679 Beschäftigte und Führungskräfte aus acht Ländern und acht Branchen, Feldzeit 23. Januar bis 16. Februar 2026. Der Anteil der Beschäftigten, die KI-Werkzeuge im Arbeitsalltag nutzen, stieg binnen eines Jahres von 59 auf 75 Prozent. Der Anteil der Unternehmen ohne klare Richtlinie dafür blieb praktisch unverändert: 32 Prozent im Jahr 2025, 33 Prozent im Jahr 2026.
Wohin die Nutzung läuft, wenn niemand sie zuordnet, misst der Verizon Data Breach Investigations Report 2026 vom Mai 2026. Zwei Werte daraus, zusammengefasst bei Help Net Security: 45 Prozent der Beschäftigten sind inzwischen regelmäßige KI-Nutzer, im Jahr davor waren es 15 Prozent. Und 67 Prozent derjenigen, die auf einem Firmengerät auf KI-Dienste zugreifen, tun das über ein privates Konto. Schatten-KI ist damit die dritthäufigste nicht böswillige Insider-Handlung in den ausgewerteten Datenabfluss-Daten, eine Vervierfachung binnen eines Jahres. Der mit Abstand häufigste hochgeladene Inhalt ist Quellcode.
Der Reflex an dieser Stelle heißt sperren. Er funktioniert nicht, weil das private Konto auf dem privaten Telefon außerhalb jeder Sperre liegt und die Arbeit trotzdem schneller fertig wird. Was funktioniert, ist die unbequemere Variante: benennen, welche Werkzeuge da sind, und benennen, was hinein darf. Mehr zum Muster hinter der stillen Parallelnutzung steht im Glossareintrag Schatten-KI.
Was steht dazu schon im Gesetz, auch für fünf Leute?
Eine Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und wird regelmäßig übersehen, weil sie nicht nach Compliance aussieht. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, dass sie Maßnahmen ergreifen, um "nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals" sicherzustellen. Betreiber ist dabei jeder, der ein KI-System beruflich einsetzt. Eine Agentur mit acht Leuten, die ChatGPT für Textentwürfe nutzt, ist Betreiber. Die Pflicht hängt nicht an der Unternehmensgröße, sondern am Einsatz.
Jetzt die ehrliche Einordnung dazu, weil sie in vielen Beiträgen fehlt: Ein direktes Bußgeld ist an diese Pflicht nicht geknüpft. Artikel 99 Absatz 4 zählt die sanktionierten Vorschriften einzeln auf, genannt sind dort die Artikel 16, 22, 23, 24, 26, 31, 33, 34 und 50. Artikel 4 steht nicht darunter. Wer Governance ausschließlich mit Strafandrohung begründet, argumentiert an dieser Stelle also unsauber. Der Grund, es trotzdem zu tun, ist ein anderer: Die Kompetenzpflicht ist der Maßstab, an dem im Streitfall gemessen wird, ob ein Team wusste, was es tat.
Handfester wird es beim Datenschutz. Sobald personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug fließen, also Kundennamen, Bewerbungsunterlagen, E-Mail-Verläufe, verarbeitet der Anbieter im Auftrag. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der "Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen" festlegt. Ein privates Konto in einem Gratis-Tarif hat diesen Vertrag nicht. Das ist der eigentliche Unterschied zwischen erlaubt und nicht erlaubt, und er verläuft nicht zwischen Anbietern, sondern zwischen Tarifen.
Wie weit die Praxis von beidem entfernt ist, zeigt das Berliner Betriebspanel 2025, vorgestellt am 9. Juli 2026. Befragt wurden rund 1.000 Betriebe. 34 Prozent von ihnen arbeiten mit KI-Technologien, deutlich über dem bundesweiten Schnitt von 27 Prozent. Von den Betrieben, die KI einsetzen, bieten aber nur 31 Prozent Schulungen dazu an, und nur 26 Prozent haben eine Betriebsvereinbarung, einen Leitfaden oder eine Handlungsanweisung zum Umgang mit der Technologie.
Warum sagt "wir nutzen KI" nichts über deine Daten?
Weil die Regel nicht am Anbieter hängt, sondern am Tarif, an einer Einstellung und an den Unterauftragnehmern. Drei geprüfte Beispiele, Stand August 2026, alle drei in den Hilfeseiten der Anbieter nachlesbar.
Die Gemini-App im Verbrauchertarif. Google schreibt in der Hilfe zu Gemini Apps unmissverständlich: "Please don't enter confidential information that you wouldn't want a reviewer to see or Google to use to improve our services." Ein Teil der Unterhaltungen wird von menschlichen Prüfern gelesen, und diese geprüften Unterhaltungen bleiben bis zu drei Jahre gespeichert, auch wenn du sie in deinem Konto löschst. Wer den Aktivitätsverlauf abschaltet, landet bei 72 Stunden Aufbewahrung.
Microsoft 365 Copilot im Geschäftstarif. Die Dokumentation von Microsoft (Stand 9. Juli 2026) sagt das Gegenteil: "Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs." Dieselbe Seite enthält aber einen Satz, der in keiner Zusammenfassung auftaucht: "Models provided by Anthropic as a subprocessor are currently excluded from the EU Data Boundary." Wer die EU-Datengrenze braucht, muss also nicht das Produkt prüfen, sondern die Modellauswahl darin.
Claude im Verbrauchertarif. Anthropic hält in der Datenschutzhilfe mit Stand 16. März 2026 fest, dass Unterhaltungen aus den Tarifen Free, Pro und Max nur dann ins Training gehen, wenn du das aktiv erlaubst, und dass Incognito-Chats grundsätzlich außen vor bleiben. Rückmeldungen, die du selbst abschickst, werden bis zu fünf Jahre aufbewahrt.
Die Lehre daraus ist nicht, dass ein Anbieter besser ist als der andere. Sie lautet: Der Satz "wir nutzen KI" ist keine Aussage über deine Daten. Erst die Kombination aus Werkzeug, Tarif, Einstellung und Unterauftragnehmer ist eine. Und diese Kombination ändert sich, ohne dass jemand dich anruft.
Wie sieht eine Regel aus, die ein Team von zehn Leuten wirklich befolgt?
Sie passt auf eine Seite und hat drei Spalten: Datenart, erlaubte Werkzeuge, verantwortliche Person. Das ist unsere Redaktionspraxis und keine gemessene Methode, aber sie hat einen nachvollziehbaren Grund: Eine Richtlinie, die jemand vor dem Einfügen eines Textes lesen müsste, wird nicht gelesen. Eine Tabelle, in der man die eigene Datenart sucht, schon.
Drei Datenarten reichen für den Anfang. Offen ist alles, was ohnehin veröffentlicht ist oder werden soll: Blogentwürfe, Stellenanzeigen, Recherche zu öffentlichen Quellen. Intern ist alles, was das Haus nicht verlassen soll, aber keine Personen betrifft: Angebotskalkulationen, Prozessbeschreibungen, Quellcode. Vertraulich ist alles mit Personenbezug oder fremder Vertraulichkeit: Kundendaten, Bewerbungen, Verträge, Gesundheitsdaten. Die Einordnung selbst ist ein eigener kleiner Handgriff, der beschrieben ist unter Datenklassifizierung.
Dazu kommen zwei Regeln, die härter sind als jede Liste. Erstens: Für vertrauliche Daten gilt nur, was einen Auftragsverarbeitungsvertrag hat, und das ist nie ein privates Konto. Zweitens: Jede Freigabe hat einen Namen daneben. Nicht "das Team entscheidet", sondern eine Person, die neue Werkzeuge prüft und die Tabelle pflegt. Ohne diesen Namen veraltet die Tabelle innerhalb eines Quartals, weil sich die Defaults der Anbieter schneller bewegen als die Aufmerksamkeit.
Wie prüfst du ein neues Werkzeug in zehn Minuten?
Vier Fragen, in dieser Reihenfolge, beantwortbar aus den Hilfeseiten des Anbieters:
1. Welcher Tarif liegt an? Verbraucher oder Geschäft. Fast alle folgenden Antworten hängen daran, nicht am Produktnamen.
2. Was ist der Standard beim Training? Nicht was möglich ist, sondern was gilt, wenn niemand etwas umstellt. Die Antwort ist je Anbieter verschieden und ändert sich, wie das Beispiel oben mit Stand 16. März 2026 zeigt.
3. Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Liste der Unterauftragnehmer? Die zweite Hälfte der Frage ist die wichtigere. Ein Werkzeug kann selbst in der EU liegen und trotzdem ein Modell aufrufen, das es nicht tut.
4. Wie lange wird gespeichert und wie löscht man? Getrennt nach normalem Verlauf und geprüften Inhalten. Die zweite Zahl ist regelmäßig die größere.
Wer diese vier Antworten in die Werkzeug-Tabelle schreibt, hat mehr Governance als die 74 Prozent der KI-nutzenden Betriebe im Berliner Panel, die keinen Leitfaden haben. Und deutlich mehr als eine Richtlinie, die niemand aufschlägt. Was technisch dazugehört, wenn die KI nicht nur mitliest, sondern handelt, steht unter Guardrails. Wann du Ergebnisse kennzeichnen musst, seit Artikel 50 im August 2026 anwendbar ist, haben wir in Die Team-Seite als Vertriebsseite aufgeschrieben.
Die drei Hebel
1. Schreib die Werkzeug-Tabelle, bevor du das nächste Werkzeug einkaufst. Drei Spalten, drei Datenarten, ein Name pro Zeile. Eine Stunde Arbeit, und sie beantwortet die Frage, die sonst jeder still für sich beantwortet.
2. Erledige die Kompetenzpflicht sichtbar. Artikel 4 verlangt keine Zertifikate, sondern Maßnahmen. Eine dokumentierte Stunde im Team mit den vier Prüffragen und drei echten Beispielen aus eurem Alltag erfüllt mehr davon als eine unterschriebene Erklärung.
3. Setz ein Datum auf die Tabelle. Einmal im Quartal die Defaults der eingesetzten Werkzeuge nachlesen und das Datum erneuern. Wenn sich nichts geändert hat, dauert das zehn Minuten. Wenn sich etwas geändert hat, hast du es vor deinem Kunden gemerkt.
Wenn du wissen willst, welche Werkzeuge bei euch tatsächlich im Umlauf sind und welche davon eine saubere Grundlage haben, sortieren wir das gern einmal gemeinsam. 🧭