Was ist Prozesskosten?
Prozesskosten sind die Kosten eines wiederkehrenden Vorgangs, gerechnet als geleistete Zeit mal Arbeitskosten je Stunde, plus die direkt zurechenbaren Sach- und Softwarekosten. Die Einheit ist immer ein Vorgang: eine geprüfte Eingangsrechnung, ein beantworteter Erstkontakt, ein erstelltes Angebot.
Zwei Fehler machen fast jede Schätzung unbrauchbar. Erstens das falsche Stundenmaß: Arbeitskosten je geleisteter Stunde liegen deutlich über dem Bruttogehalt je bezahlter Stunde, weil Lohnnebenkosten dazukommen und weil Urlaub und Feiertage bezahlt, aber nicht gearbeitet werden. Zweitens die geschätzte statt gemessene Dauer - eine Woche mit der Uhr ist genauer als jede Diskussion über Erfahrungswerte.
Der Wert der Zahl liegt in der Vergleichbarkeit. Erst wenn ein Vorgang einen Preis hat, lässt sich sagen, ob eine Software, eine Auslagerung oder eine geänderte Reihenfolge sich lohnt. Und erst dann steht auf beiden Seiten einer Automatisierungsrechnung dieselbe Einheit.
Warum ist Prozesskosten wichtig?
Eine geleistete Arbeitsstunde kostet in Österreich laut Eurostat rund ein Drittel mehr als der Lohn, den sie auszahlt: 46,30 Euro Arbeitskosten gegen 33,80 Euro Löhne und Gehälter im Jahr 2025. Wer mit dem Bruttogehalt rechnet, unterschätzt jeden Vorgang systematisch - und zwar in beide Richtungen der Entscheidung, weil auch die eingesparte Zeit zu niedrig bewertet wird.
Prozesskosten in der Praxis
- 01Eine Eingangsrechnung wird gemessen in elf Minuten geprüft und verbucht - bei 54,90 Euro Arbeitskosten je Stunde sind das rund 10 Euro je Rechnung.
- 02Ein Erstkontakt kostet im Schnitt 25 Minuten bis zur Antwort; damit ist klar, was eine unqualifizierte Anfrage wirklich wert ist.
- 03Zwei Wege zum selben Ergebnis lassen sich vergleichen, sobald beide in Euro je Vorgang stehen statt in dem Gefühl, der eine sei umständlicher.
Dazu im Journal
- Tools verbinden: wann die Schnittstelle reicht und wann sie das Problem verdecktZwei Werkzeuge zu verbinden ist heute eine Nachmittagsarbeit. Ob es hilft, entscheidet sich vorher: Eine Verbindung transportiert Daten, sie trifft keine Entscheidung. Fehlt die Regel, wer was wann tut, beschleunigt die Schnittstelle nur das Durcheinander. So erkennst du in fünf Minuten, welcher der beiden Fälle bei dir vorliegt.
- Der Business Case für Automatisierung: gesparte Zeit ist noch kein GeldZwölf gesparte Stunden pro Woche klingen nach 2.850 Euro im Monat. In der Buchhaltung landen sie nur, wenn sie durch eine von drei Türen gehen. Was eine Arbeitsstunde laut Eurostat wirklich kostet, wohin die gesparte Zeit laut dänischer Registerdaten tatsächlich fließt, und wie du eine Rechnung erkennst, die nicht hält.
